Dietikon
Parlamentssitzung soll man online hören können

Neu sollen die Akten für Gemeinderäte elektronisch aufgelegt und die Protokolle der Parlamentssitzungen als Audio-Datei ins Internet gestellt werden.

Bettina Hamilton-Irvine
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Im Dietiker Gemeinderat sollen Akten für Gemeinderäte in Zukunft online zur Verfügung stehen.

Im Dietiker Gemeinderat sollen Akten für Gemeinderäte in Zukunft online zur Verfügung stehen.

Das aktuelle Vorgehen ist ineffizient. Das räumt das Büro des Dietiker Gemeinderats selber ein. Denn heute erhalten die Gemeinderätinnen und Gemeinderäte die Einladungen zu den Parlamentssitzungen und die politischen Vorstösse jeweils per Post und zusätzlich auch noch per E-Mail. Die Akten zu den traktandierten Geschäften liegen ab dem Zeitpunkt der Einladung im Stadthaus zur Einsichtnahme bereit.

Dieses Vorgehen ist nicht nur ineffizient. Es generiert auch Porto- und Personalkosten und erfordert von den Gemeinderätinnen und Gemeinderäten einen Besuch im Stadthaus, um die vollständigen Akten einzusehen, wie das Büro des Gemeinderats in einem schriftlichen Antrag festhält. Es schlägt dem Parlament daher eine überarbeitete Version der Geschäftsordnung des Gemeinderats vor. Darüber befinden wird das Parlament an seiner Sitzung von morgen Abend.

Zugriff jederzeit möglich

Das Kernstück der revidierten Geschäftsordnung ist die elektronische Aktenauflage. Den Gemeinderätinnen und Gemeinderäten sollen so nicht nur die Anträge zu den Geschäften zur Verfügung gestellt werden, sondern auch die ergänzenden Unterlagen. «Über einen elektronischen Zugriff ist eine Akteneinsicht jederzeit möglich», heisst es im Antrag. Zudem können Akten für die vorberatenden Kommissionen im Laufe der Beratung ergänzt werden.

«Über einen elektronischen Zugriff ist eine Akteneinsicht jederzeit möglich.»

Büro des Gemeinderats Dietikon

Dokumente können sowohl über Computer als auch über Tablets oder Smartphones eingesehen werden. Die physische Aktenauflage wird einzig noch bei Geschäften mit sehr umfangreichen Unterlagen nötig sein – beispielsweise bei der Jahresrechnung mit zahlreichen Belegordnern oder bei Bauabrechnungen, die mehrere Ordner an Akten umfassen.

Weniger Aufwand

Der Stadtrat wird sich ebenfalls mit der Einführung einer elektronischen Aktenauflage beschäftigen, wie es im Antrag heisst. Wird die entsprechende Software für den Stadtrat beschafft, entstehen für den Gemeinderat keine weiteren Kosten.

Als zweite wichtige Änderung ist geplant, das Protokoll der Parlamentssitzungen neu als Audio-Protokoll ins Internet zu stellen, das bloss noch von einem schriftlichen Beschlussprotokoll ergänzt wird. Dies wird beispielsweise in der Stadt Zürich und in Wetzikon in den Parlamenten bereits so gehandhabt. Heute schreibt das Sekretariat des Gemeinderats nach jeder Sitzung ein Verhandlungsprotokoll, das zwischen 25 und 35 Seiten lang ist.

Durch die Einführung eines Audio-Protokolls liesse sich der zeitliche Aufwand deutlich reduzieren, schreibt das Büro des Gemeinderats. Abklärungen hätten zudem ergeben, dass mit der Bereitsstellung von Audio-Dateien im Internet keine datenschutzrechtlichen Probleme entstehen, weil die Verhandlungen des Gemeinderats öffentlich sind.

Die Einführung des Audio-Protokolls ist bereits budgetiert; es wird mit Kosten von rund 12 000 Franken gerechnet. «Stellt man diesem Aufwand die Zeitersparnis im Sekretariat sowie den Wegfall der Portokosten in der Höhe von jährlich 10 000 Franken gegenüber, sind die Kosten bereits im ersten Jahr amortisiert», heisst es im Antrag.