Urdorf 4.0
Das 24-Stunden-Gemeindehaus kommt

Die Hochschule Luzern macht Vorschläge, wie die Gemeinde Urdorf ihre Dienstleistungen automatisieren kann.

David Egger
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Die Gemeinde Urdorf soll fit gemacht werden fürs digitale Zeitalter.

Die Gemeinde Urdorf soll fit gemacht werden fürs digitale Zeitalter.

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Schon heute gehört www.urdorf.ch vom Erscheinungsbild her zu den moderneren Limmattaler Gemeindewebsites. Und sie wird rege genutzt. «Im letzten Jahr haben pro Monat rund 9300 unterschiedliche Nutzer unsere Website aufgerufen. Dabei haben sie 420 000 Mal auf Inhalte zugegriffen», sagt Patrick Müller, Leiter Stab der Gemeinde Urdorf. Pro Tag macht das etwas mehr als 300 Nutzer.

Doch die Zahlen vermögen nicht darüber hinwegzutäuschen, dass die Gemeinde noch so manches verbessern könnte. Ein Beispiel: Wer den Embrisaal oder einen Raum im altehrwürdigen Bachschulhaus mieten will, muss auf der Website das Gesuchsformular herunterladen, es ausfüllen und dann elektronisch oder auf Papier der Liegenschaftenabteilung übermitteln.

Dort angekommen, wird es dann altmodisch: Die Mitarbeiter müssen die Daten aus dem Formular von Hand ins Raum-Reservationssystem überführen.
Die Zwischenschritte über das Formular und die mühsame Eintragung ins System könnten wegfallen, wenn das Raum-Reservationssystem für die Bürger direkt auf der Website zugänglich wäre – ähnlich wie man es schon länger von Kino-Websites kennt, wo die Kunden ihren Sitzplatz online reservieren können, ohne dass für das Kino Arbeit anfällt.

Wer zudem auf der Urdorfer Website eine kostenpflichtige Dienstleistung bezieht, wie zum Beispiel eine Wohnsitzbestätigung, kann diese heute erst nach Erhalt per Rechnung bezahlen. Eine Zahlung per Kreditkarte wird nicht angeboten.

Verbesserungen sind auch möglich hinsichtlich des Erscheinungsbilds der Website, das seit über fünf Jahren gleich ist. Das zeigt ein Blick auf die «Waybackmachine», die Internetseiten archiviert.

Kosten-Obergrenze steht schon

Im Leitbild «Urdorf 2010+» der Gemeinde heisst es aber, die Website werde als zentrales Kommunikations- und Dienstleistungsinstrument der Gemeinde anspruchsgruppengerecht optimiert und erhalte eine digitale Raumreservations-Plattform.

Nun geht es mit diesem Etappenziel vorwärts: Zusammen mit der Gemeinde forschen vier Studierende der Hochschule Luzern, wie die Gemeinde Urdorf fitter fürs digitale Zeitalter gemacht werden kann. Die daraus resultierende Empfehlungen werden bis im April 2017 vorliegen. Bei den Studierenden handelt es sich um Führungskräfte, die sich weiterbilden, um den Executive Master of Business Administration zu erlangen.

Für ihr Beratungsmandat in Urdorf wenden sie je 180 Arbeitsstunden auf. Die Hochschule Luzern stellt dafür 4000 Franken in Rechnung. Für die Umsetzung ihrer Ratschläge im zweiten Halbjahr 2017 sind im Gemeindebudget total 60 000 Franken vorgesehen Das entspricht 1,7 Prozent der gesamten Kosten für Behörden und Verwaltung im nächsten Jahr. Was umgesetzt wird, entscheiden Gemeinderat und Verwaltung.

Intern ist man schon digitalisiert

Offiziell läuft das Projekt unter dem Namen «externe Digitalisierungsstrategie», in der neusten Ausgabe der Gemeindezeitschrift «Urdorf aktuell» fällt zudem der Begriff «Urdorf 4.0». Der offizielle Name kommt auch daher, dass verwaltungsintern schon 2015 ein grosser Digitalisierungsschritt erfolgte.

Seither werden alle geschäftsrelevanten Unterlagen verschlüsselt digitalisiert, sodass berechtigte Verwaltungsangestellte und Gemeinderäte überall digital auf die Unterlagen zugreifen können.

Das grosse Ziel der Gemeinde ist es, möglichst viele Informationen und Dienstleistungen digital automatisiert anbieten zu können. Das bedeutet für die Verwaltung mehr Effizienz und für die Einwohner und Unternehmen könnte so mancher Mail- oder Briefversand wie auch Gang an den Schalter wegfallen.

«Die Gemeinde Urdorf versteht sich als kompetente und kundenorientierte Organisation. Mit der Digitalisierung des Angebots und dem Relaunch der Website wollen wir diese Haltung unterstreichen», sagt Müller. Bewusst soll darauf verzichtet werden, nur die Website etwas zu überarbeiten.

Denkbar wäre auch, dass die Gemeinde auf Social Media aktiv wird oder an zentralen Stellen weitere elektronische Stelen aufstellt, ähnlich dem digitalen Plakatständer, der beim nördlichen Ortseingang steht und wo künftig sogar Dienstleistungen abgewickelt werden könnten.